Relocare firmă: schimbarea sediului unei firme poate fi o provocare semnificativă dacă nu ai pregătit din timp un plan despre cum vrei să se desfășoare tot acest proces de mutare. De aceea, este nevoie de o planificare riguroasă a tuturor etapele de relocare: ambalare și manipulare obiecte și echipamente de birou, închiriere mașină de transport – e importantă mărimea acesteia pentru a nu fi nevoit să faci mai multe drumuri – , dar și timpul de execuție pentru a nu întrerupe prea mult activitatea. Astfel, odată realizat acest plan, totul va fi mai ușor și mai eficient realizat. În acest articol îți prezentăm o serie de reguli care te vor ajuta să obții o relocare firmă care să nu îți aducă stres, pentru a facilita mutarea și pentru a-ți relua activitatea cât mai curând.
Iată care sunt aceste reguli:
Planificare detaliată
Începe prin a crea un plan detaliat de acțiune. Stabilește un calendar cu sarcini specifice și setează termene limită realiste pentru a evita întârzierile și pentru a asigura o mutare lină.
Cercetare aprofundată a noii locații
Analizează în detaliu locația noului sediu. Verifică aspecte precum infrastructură, accesibilitate, costuri de închiriere, dacă e cazul, și servicii disponibile pentru angajați precum mijloace de transport.
Notificări și actualizări
Anunță în avans clienții, furnizorii și partenerii de afaceri despre intenția ta de a muta sediul firmei. Actualizează informațiile de contact pe site-ul web, în documentele oficiale și pe toate platformele de comunicare.
Contractarea unei firme de mutări mobilă
Dacă bugetul iți permite, apelează la serviciile unei firme specializate în relocari de firme. Aceasta va gestiona eficient întregul proces de mutare: cu ambalare, dar și transport. Totodată, o firmă de mutări mobilă îți poate pune la dispoziție utilaje automatizate prin care poți să muți piesele de mobilier grele sau echipamentele de birou fragile, care necesită un transport special. Un astfel de utilaj este liftul exterior de mobilă. Acesta te ajută să transporți de la etajele superioare orice tip de mobilier, pe care altfel nu l-ai fi putut transporta pe scări sau cu liftul.
De asemenea, poți dispune de pianoplan, cunoscut și sub numele de stair climber. Acesta este un alt utilaj foarte folositor în relocari de orice fel. El poate fi manevrat de un singur angajat și poți transporta foarte ușor pe scări orice tip de piese de mobilier sau alte obiecte voluminoase.
Un alt avantaj pe care îl oferă colaborarea cu o firmă specializată în mutări îl reprezintă spațiile de depozitare. Astfel, dacă vrei să depozitezi pentru o perioadă mai scurtă sau mai lungă diverse echipamente de birou sau mobilier, ai posibilitatea să închiriezi depozite cu sistem de supraveghere 24/24h și pe perioade diferite.
Transferul documentelor și al datelor
Asigură-te că toate documentele esențiale, echipamentele și datele electronice sunt transferate în siguranță. Planifică să faci copii de rezervă ale datelor sensibile pentru a preveni pierderile de orice fel.
Actualizarea registrului comerțului
Îndeplinește toate cerințele legale legate de mutarea sediului firmei. Actualizează informațiile în registrul comerțului și la alte autorități competente pentru a evita eventuale probleme legale.
Testarea echipamentelor de birou
Înainte de a începe activitatea la noul sediu, testează toate echipamentele și conexiunea la internet pentru a te asigura că totul funcționează optim. Astfel, vei evita problemele neașteptate în primele zile de la începerea activității.
Totodată, încurajează feedback-ul din partea angajaților și partenerilor de afaceri cu privire la noul sediu. Acesa îți poate furniza informații valoroase pentru a îmbunătăți continuu condițiile de lucru și o mai bună colaborare între angajați.
În concluzie, dacă vei ține cont de toate aceste reguli și dacă vei avea în vedere o abordare atentă a fiecărei etape, procesul de relocare firmă va fi unul ușor și mai puțin stresant, iar reluarea activității va avea loc la data stabilită.
